شرح وظایف کارکنان مالی و اداری

 

شرح وظایف کارکنان مالی و اداری[1]

 

مقدمه

 امـور مالی (سازمان مالی)

تعریف

        مجموعه ای است از واقعیتها, اصول و تئوریهائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد .

ماموریت

 برنامه ریزی بمنظور تهیه و تنظیم دستورالعملها ، روشها و رویه های مالی بمنظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری  در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده .

 برنامه ریزی بمنظور تامین مالی، بودجه بندی ، ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری برای طرح ریزی استراتژیهای بازاریابی و قیمـت گذاری محصولات .

 برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارشهای مالی و روشن نمودن وضعیت مالی شرکت و ارائه گزارشات .

1 - مدیر امـور مالی

 1-2- تعریف

مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای » [2]  اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای » [3]  بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .

 

2-2- حدود مسئولیتها

برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شـرکت در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد .

3-2- شرح وظایف

1-3-2- مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات وسیاستهای اعتباری و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجرای آنها.

 2-3-2- تامین مالی و اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .

3-3-2- نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیتهای مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالیاتی  موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .

4-3-2- پیش بینی و طرح ریزی بلند مدت  وجوه لازم برای سرمایه گذاری بر اساس تغییرات تکنولوژیک  بازار سرمایه و بازده پروژه ها ی سرمایه گذاری  همچنین بکارگیری ارقام پیش بینی نشده و تاریخی برای طرح ریزی عملیات آتی و آثار آن در سیاستهای سود آوری و پیش بینی اقـلام بهای تمام شده و هزینه .

5-3-2- برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شـرکت .

6-3-2- تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعملها , روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی  واحدهای مختلف.

7-3-2- تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر بین واحدهای تابعه .

8-3-2- دریافت گزارشهای مالی از واحدها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .

9-3-2- اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .

10-3-2- طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .

11-3-2- نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائیهای شـرکت .

12-3-2- برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف . 

13-3-2- برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش شـرکت و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد تصویب هیئت مدیره شـرکت رسیده باشد .

14-3-2- پیش بینی ، طرح ریزی و ارائه بودجه  دوره ای شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف واستراتژی اعلام شده ازسوی هیئت مدیره ، با درنظرگرفتن روند سنواتی منابع ومصارف و تغییرات احتمالی آتی .

15-3-2- ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارشهای مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق .

16-3-2- ارزیابی مستمر سیستمها , روشها , و فرضهای مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .

17-3-2- انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری .

18-3-2- تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.

19-3-2- برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .

20-3-2- عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام، معاملات وسایرکمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شـرکت  به تشخیص مـدیریت شـرکت.

21-3-2- برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان و نظارت بر حسن اجرای نظام های پرداخت پرسنلی، بمنظور ایجاد انگیزش در کارکنان. 

22-3-2- بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .

23-3-2- تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای شـرکت .

24-3-2- سازماندهی و جابجایی پست های درون سازمانی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی شرکت وتوانایی های کارکنان .

25-3-2- تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .

26-3-2- تصویب هر نوع گزارش از جمله گزارشات  دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

27-3-2- سایر وظایف محوله بر اساس سیستمهای مدون وبه تشخیص مـدیریت محتـرم شـرکت .

4-2- ارتباط سازمانی و جذب نیرو

1-4-2- مستقیم زیر نظر رئیس هیئت مدیره  و در غیاب ایشان، زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه مینمایند .

2-4-2- ارتباط و هماهنگی مستقیم با سایر مدیریت ها و کلیه واحدهای  تحت پوشش شـرکت و شرکتهای گروه  یا سایر شرکت ها و مؤسسات مـرتبط با فعالیت های مالی شرکت  .

3-4-2- لیسانس مرتبط  با 10 سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط  با 7 سال سابقه کار مفید یا دکترا با سه سال سابقه کار مفید

2 - سرپرست حسابداری

1-2- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

1-2-1-  کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .

2-2-1-  پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .

3-2-1-   پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .

4-2-1- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .

5-2-1- کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .

6-2-1- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .

•7-2-1- کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری

8-2-1- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .

•9-2-1- صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.

•10-2-1-   کنترل گردش و مانده حسابها.

•11-2-1-   هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی  گزارشات ارائه شده توسط آنها .

•12-2-1-       ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.

2-2 - شرح وظایف

1-2-2-  انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

2-2-2- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

3-2-3- تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .

4-2-3- صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.

5-2-3-  پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .

6-2- 3- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .

7-2-3- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.

8-2-3- نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .

9-2-3-  پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم  انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .10-2-3- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .

11-2-3- نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد  وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .

12-2-3- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .

13-2-3- همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .

•14-2-3-  ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .

•15-2-3-  پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .

16-2-3-  بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .

17-2-3-  کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .

18-2-3- کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .

19-2-3- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .

20-2-3- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...

21-2-3- تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .

22-2-3- ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .

23-2-3- کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .

24-2-3- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .

24-2-3- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .

25-2-3- پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .

26-2-3- تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .

27-2-3- کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .

28-2-3- تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات  دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

29-2-3- نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

30-2-3- کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).

31-2-3- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید  پیشرفت کار آنها .

32-2-3- درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی  که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .

33-2-3- محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .

33-2-3- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-2-  مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .

2-3-3- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید .

3 - حسابدارمدیریت

1-3- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-3- مسئولیت نظارت و کنترل برعمـلیـات و نگهداری وثبت اطلاعات آماری مربوط به تولید محصول به تفکیک محصول و مراحل تولید و سفارش از زمان شروع سفارش تا زمان تحویل و تسویه حساب مالی با پیمـانکاران و خریداران و تامین کنندگان قطعات و مواد اولیه و تنظیم و ارائه صحیح و بموقع گزارشات مالی در چهارچوب اصول و استانداردهای مورد قبول حسابداری , قوانین و مقررات جاری و دستورالعملهای مربوطه و نیز مسئولیت ایجاد هماهنگی لازم با سایر واحدهای تابعه امورمالی و سایر شرکتها یا نمایندگان آنها در پروژه ها -  صرفا" درحیطه مسئولیت های محوله -  بعهده مسئول این واحد میباشد .

2-1-3- تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات مالیاتی .

3-1-3- ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعیت بدهکاران شرکت و پیش پرداخت ها .

2-3- شرح وظایف

1-2-3- انجام کلیه امور محـوله صرفـا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عـدم دسترسی به روشهای لازم درزمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

2-2-3- تهیه گزارشات خرید و فروش سه ماهه .

3-2-3- تهیه گزارش و اظهارنامه مالیات برارزش افزوده در مهلت های قانونی تعیین شده و پیگیری جهت تحویل موارد به مراجع مربوطه .

4-2-3- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

5-2-3- تهیه گـزارشات تفکیکی و آماری و نمودارهای مقایسه ای مورد نیاز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردی ، جهت ارائه به مدیریت .

6-2-3-  محاسبه وتعدیل ذخیره های موردنیاز درپایان دوره مالی ، نظیربازخـرید سنـوات خدمت کارکنان ، بازخرید مرخصی ، هزینه های تحقق نیافته و... .

7-2-3- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

  3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-3-  مستقیم زیر نظررئیس حسابداری و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر امورمالی

انجام وظیفه می نمایند .

2-3-3- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3- لیسانس مرتبط با 3 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با پنج سال سابقه کار مفید.

4- حسابدار صنعتی

1-4- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-4-  انجام امور حسابداری انبار.

•2-1-4- جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .

3-1-4- همکاری جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی .

•4-1-4- محاسبه و بروزآوری بهای تمام شده کالای تولید شده و در جریان ، بر اساس رویه و روش های از پیش تعیین شده .

5-1-4-

2-4- شرح وظایف

1-2-4- انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

2-2-4- نگهـداری و کنترل حسابهای انبار و صدوراسناد مربوطه .

3-2-4- ریالی کردن حواله های انبار براساس روش های تعیین شده جهت نگهداری حسابداری انبار.

4-2-4-  کنترل موجودی  کلیه اقلام موجود در آرشیو موسسه (کتاب ،CD و ... ) ورفع مغایرت احتمالی .

5-2-4-  شناسایی و صورت برداری ونگهداری وطبقه بندی کلیه اموال منقول وغیرمنقول شرکت ونصب برچسب شماره اموال ازطریق جمعداری اموال وثبت درسیستم کامپیوتری یا دفتراموال وارائه اطلاعات به حسابداری جهت ثبت وصدورسند حسابداری و بازرسی وکنترل اموال ودارائیهای موجود درشرکت وواحدهای تابعه ،ازطریق کنترلهای مقطعی به منظوراطمینان از صحت سیستم نگهـداری اموال .

6-2-4-  ارزیابی ، برنامه ریزی ، تهیه اطلاعات وآماروتهیه گزارش مربوط به اموال ودارائیهای ثابت شرکت واموال ودارائیهای اسقاط وازرده خارج یا مازاد برنیازشرکت .

7-2-4-  جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .

3-4- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-4-  زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان مستقیما زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

2-3-4- ارتباط و هـمکاری با واحـدهای تابعه امور مالی در جهت ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز آنها وارتباط با قسمت فروش شرکت ودفتر فنی و اجرایی .

3-3-4- آشنایی با کامپیوتر وتسلط به نرم افزارهای کاربردی مالی و آماری متـداول روز.

4-3-4- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار مفید یا  فوق لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار مفـید .

5- حسابدار مالی

3-1- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-5- صدور اسناد جاری حسابداری .

•4-1-6- صدور اسناد اصلاحی .

•4-1-7- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .

•5-                1-1-3-  تهیه لیست حقوق ماهانه .

•6-                1-1-4-  نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .

•7-                1-1-5-  نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .

•7-1-4-   تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.

3-2- شرح وظایف

3-2-1- انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

3-2-2- صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .

3-2-5-  نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری  مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.

33-2-11- دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .

3-2-12- تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .

1-2-7- نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .

1-2- 8- محاسبه وصدور اسناد پرداخت  و کـنترل حسابهای مربوط به  پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .

1-2-9- تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به  حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .

2-5- ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

 

3-2-13- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

 

3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

3-3-1- مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

3-3-2- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .

 

•6       - مسئول خزانه داری

 

1-6- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-6-  نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت.

2-1-6- صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .

3-1-6- نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .

4-1-6- رفع مغایرات بانکی .

5-1-6- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.

6-1-6- پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .

7-1-6- ثبت اسناد حسابداری مرتبط .

2-6- شرح وظایف

1-2-6- انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

2-2-6- بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.

3-2-6-  تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.

4-2-6-  نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن .

5-2-6-  دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .

6-2-6- ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .

7-2-6- دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به شرکت که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .

8-2-6- صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت .9-2-6- نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .

10-2-6-  پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که شرکت درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری  پس از گزارش به مافوق .

11-2-6- نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان شرکت و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه

12-2-6- تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .

13-2-6- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .

•14-2-6-   ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .

•16-2-6-   تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی .

•16-2-7-   تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.

17-2-6-  بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره  با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.

18-2-6- تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط  در قبال اخذ رسید.

19-2-6- مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، ... ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت .

20-2-6- تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.

21-2-6- تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکتهای ذینفع .

•22-2-6-  پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .

23-2-6- پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .

24-2-6- پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .

25-2-6- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.

26-2-6- تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .

28-2-6- محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .

29-2-6- صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.

30-2-6- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .

31-2-6- تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

32-2-6- تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

31-2-6- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.

3-6- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-6- مستقیم زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

2-3-6- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-6- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 2 سال سابقه کار یا دیپلم  با 4 سال سابقه کارمفـید .

7- تحصیلـدار

4-1- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-1-              حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص

/ 1 نظر / 305 بازدید
وحيد

ممنون از مطالبتون. استفاده كرئيم